Oletteko järjestämässä bändi-iltaa tai jotain muuta yleisötapahtumaa? Lukekaa alta muistilistaa ja vinkkejä tapahtuman järjestämiseen!
Kannattaa lukea myös SKENE-X:n Projektin tekemisen ABC.
Katso myös:
Suomen Nuorisoseurojen Liiton Tuumailusta tapahtumaan -opas (pdf)
Mannerheimin Lastensuojeluliiton Nuorten tapahtuman järjestäjinä -opas ohjaajille ja opettajille
Tilat
- varatkaa tila ajoissa
- tilaa varatessanne ottakaa huomioon ohjelman tarpeet (esim. esiintyjän tarpeet, valaistus, paikan koko…)
- selvittäkää, paljonko vuokra maksaa (tarkka summa, ei arviota)
- mitä tilavuokraan kuuluu? (sähkö, valot, äänentoisto...)
- selvittäkää, mistä saa esim. sähköä, vettä tai nettiyhteyden, jos niitä ei ole tilan puolesta valmiina
- selvittäkää, kuinka paljon ihmisiä tilassa saa enintään olla
Tiedottakaa hyvissä ajoin lähialueelle mahdollisesta melusta/muusta häiriöstä. Kertokaa, milloin melua/muuta häiriötä tulee, miksi ja kehen voi tarvittaessa olla yhteydessä.
Turvallisuus
Turvallisuuskysymyksissä ei voi olla liian tarkka. Yleisötapahtumassa tulee olla
- ensiapupäivystys, jonka voitte tilata esimerkiksi Suomen Punaisesta Rististä.
- järjestyksenvalvojat
Kysykää myös vakuutusyhtiöstänne, miten vakuutatte tapahtumatilan sekä osallistuvat ihmiset.
Pelastustietoa nuorille
Pelastustoimen turvatietoa
Tekijänoikeudet
Musiikki on yleensä aina jonkun säveltämää ja/tai äänittämää ja sitä suojelevat tekijänoikeudet. Selvittäkää, missä tilanteessa voitte esittää muiden tekemää musiikkia ilman erillistä korvausta ja milloin esittämisestä on maksettava korvaus.
- Teosto (säveltäjien, sanoittajien, sovittajien ja musiikin kustantajien tekijänoikeusjärjestö)
- Gramex (muusikoiden ja levytuottajien tekijänoikeusjärjestö)
Luvat
Isommista tilaisuuksista pitää tehdä erinnäisiä ilmoituksia viranomaisille. Selvittäkää, onko oma tapahtumanne tällainen.
- Meluilmoitus (kysykää esim. kunnantoimistolta)
- Poliisille ilmoitus yleisötilaisuudesta
Ruoka ja juoma
Suomessa ruuan myyntiä ja tarjoilua valvotaan ja sille on asetettu laatuvaatimuksia.
- Jos tapahtumassanne tarjotaan ruokaa, kysykää lisää neuvoja esim. Elintarviketurvallisuusvirasto Evirasta.
- Muistakaa kierrätys ja selvittäkää, mihin jätteet toimitetaan.
- Muistattehan, että lain mukaan alle 18-vuotiaiden tilaisuuksien tulee olla päihteettömiä!
Viestintä
Mainostakaa tapahtumaanne mahdollisimman laajasti, jos haluatte ison yleisön!
- Tehkää viestintäsuunnitelma (mitä viestitään? kenelle? milloin? kuka tekee mitäkin?)
- Facebookia, muuta sosiaalista mediaa ja sähköpostia kannattaa hyödyntää
- Laatikaa ja lähettäkää tarvittaessa mediatiedote paikallislehteen ja -radioon
- Puskaradion kautta viestiä liikkeelle kaveriporukassa, koulussa ja harrastuspaikassa!
Muuta huomioitavaa
- Kuka toimii juontajana?
- Tarvitaanko narikkaa ja ketkä sitä hoitavat?
- Tarvitaanko varaohjelmanumeroa, jos kaikki ei menekään niin kuin piti? Harjoitelkaa mahdollinen ohjelma etukäteen (katsokaa esim. kuinka kauan esitykseen, valmisteluihin ym. menee aikaa)
- Tarvitaanko opasteita mm. parkkipaikoille?
- Huolehtikaa, että teillä on teippiä, sakset, paperia, mahdollisesti joitain työkaluja ym.
- Kiinnittäkää huomiota yleiseen siisteyteen ja viihtyvyyteen (vessoissa on paperia, roskia ei ole lattioilla...)
Tapahtuman jälkeen
- siivous (päättäkää etukäteen, ketkä hoitavat siivouksen)
- yhteistyökumppanien ja apulaisten kiittäminen
- päätösjuhlat tapahtuman järjestäjille!
